Как использовать GTD с Outlook

Вопрос на самом деле не стоит выеденного яйца. Использовать Outlook в практике GTD можно, это очень просто, но распространенные заблуждения относительно самой технологии в целом и отдельно — программы часто мешают.

В чем они заключаются? GTD, как цельная методика повышения личной эффективности связана не столько с конкретными инструментами, сколько с некоторыми общими принципами, по которым стоит строить свою деятельность.

Вот некоторые из них:

  1. Работать с информацией нужно строго последовательно
  2. Ничего не нужно держать в голове, все нужно записывать
  3. Нужно заносить все свое расписание в календарь

Как видно, нигде нет упоминания о том, стоит использовать Outlook с GTD или нет, возможно это или нет. Почему? По простой причине — в рамках общих принципов, можно пользоваться очень многими инструментами, которые помогают организовать жизнь.

Когда Дэвид Аллен создавал GTD, компьютеры только входили в нашу жизнь и большая часть работы приходилась на бумагу. Достаточно было в то время появиться похожему на Outlook инструменту, как он в момент завоевал бы весь мир.

Это сейчас нам кажется, что детище Microsoft неудобно и вообще устарело, разнообразие софта нас разбаловало. Кстати, оно вовсе не гарантирует, что остальные продукты много лучше. Но к теме.

Outlook, как программа, объединяющая в себе клиент электронной почты, менеджер контактов, календаря и управления задачами (не считая заметок, дневника и всего остального), в контексте идеологии GTD смотрится вполне органично: она позволяет удобно и в одном месте хранить всю необходимую информацию.

Вопросы начинаются, если рабочих машин у вас несколько. К счастью, проблема синхронизации решается несколькими способами:

  1. Подключение через Exchange. Сейчас нет нужны покупать дорогущий продукт, можно за очень разумные деньги арендовать облачных сервис.
  2. Синхронизация через  Dropbox и подобные продукты. В этом случае файл с данными вы просто помещаете в папку, которая синхронизируется между всеми машинами, и на каждой настраиваете соответствующую конфигурацию Outlook
  3. Синхронизация через мобильное устройство. С помощью кабельного или Bluetooth соединения. Наименее удобный вариант, потому как поддерживается связка не более чем из двух компов.

С техникой работы с почтой, календарем и контактами тоже все предельно просто.

Почта

В рамках ГТД почта всегда рассматривается, как накопитель (inbox) и к ней применяются все те же правила, что Аллен рекомендует для работы с лотком для бумаг. Напомним основные:

  • Обращаться к накопителю можно, только если предыдущая задача завершена или отложена, то есть, если голова уже ничем не занята
  • Очищать полностью
  • Взятое из накопителя письмо обратно класть запрещается, то есть, нельзя помечать непрочитанным, а нужно обработать

Технически это реализуется элементарно.

  1. Создается папка «Архив»
  2. Папка «Входящие» хранит только непрочитанные письма
  3. Прочитанные письма отправляются в «Архив»

Контакты

Самый простой инструмент. Адресная книге, никаких новшеств. На нее стоит распространить универсальную рекомендацию «ничего не помнить, все записывать» и развить ее в том ключе, что по каждому контакту хорошо бы иметь настолько полную карточку, насколько это возможно.

Раньше у меня иногда бывало так, что, начинаешь просматривать список контактов и не можешь вспомнить ничего про добрый десяток (а то и больше) записей. Кто эти люди, зачем вам их телефоны, при каких обстоятельствах вы познакомились? Иногда безуспешные попытки идентифицировать безликую строчку заканчиваются тем, что вы ее просто удаляете. А потом вдруг обнаруживается, что когда стало очень надо  телефона «Вася гараж» и нету.

Конечно, сейчас телефоны поумнели и добросовестно подгружают контакты из социальных сетей, снабжая их фотогафиями, ссылками на профили в Вконтакте, Facebook и прочих, но записать пару строк помимо этого никогда не помешает.

Всегда хорошо — заполнить контакт с полным именем и фамилией. Как бы странно ни звучало, но я знаю массу людей, которые в айфоне хранят по нескольку отдельных записей по одному человеку, да еще называют их наподобие «Люба Налоги».

Это, конечно, хорошо, когда вы в контексте, но стоит человеку подзабыться… Так что, поверьте, лучше записывать контакт полностью, указывая обстоятельства знакомства, дату дня рождения и памятных событий (если знаете, а если не знаете, спросите) и снабжать контакт фотографией.

Мало того, что это предохранит от забывчивости — подобная скрупулезность позволит вам поддерживать тесную связь с вашей адресной книгой, что всегда хорошо сказывается на делах в целом.

Календарь

Как пользоваться календарем я подробно описал здесь, поэтому ограничимся парой предложений.

В Outlook хороший календарь, он умеет все, что должен. Напоминания, приглашения людей и многое другое. В отношении функционала все хорошо. Есть тонкое место в отношении того, что туда стоит заносить.

Календарь в GTD содержит только то, что незыблемо во времени и гарантировано делает вас занятым. Он содержит ваше расписание, от которого строится весь рабочий день.

Под расписанием я подразумеваю перечень мероприятий, который гарантировано произойдут в назначенное время и продолжительность которых определена. Это встречи, приемы у врача, конференции и прочее.

Задачам в календаре делать нечего! Это нужно запомнить раз и навсегда.

Задачи

Самый многострадальный модуль в контексте применения Outlook в GTD. Программу не любят, наверное, больше всего именно из-за менеджера задач. Надо быть честным, частично это заслужено, но частично — нет.

Менеджер задач в Outlook соответствует санитарным нормам. Задачи снабжаются напоминалками, категориями, приоритетами, сортируются по срочности и алфавиту. По ним работает поиск. Казалось бы, чего еще нужно?

Красота GTD в том, что она позволяет организовать задачи каким угодно образом, органично вписывая это в свой алгоритм анализа. Вы привыкли пользоваться матрицей Эйзенхауэра? — пожалуйста, храните задачи по этим четырем приоритетам. Пользуетесь временными приоритетами — пожалуйста. Привыкли разбивать задачи по проектам — нет проблем!

Недостаток Oulook в том, что она не имеет стандартной системы организации задач. Вместо этого в программе есть возможность создавать любые категории и присваивать их задачам как душе угодно. Что полностью удовлетворяет требованиям ГТД.

Вы можете создать категории, используя рекомендованные Алленом приоритеты:

  • По времени
  • По проектам
  • По контекстам

Или пользоваться своими, например, той же матрицей Эйзенхауэра. Она, кстати, неплохо заменяет приоритеты по времени. В этом случае вам придется внести изменения в алгоритм анализа, по которому вы обрабатываете входящие, в ту его часть, которая отвечает за сохранение задач в таск-менеджере.

Минусы здесь проявляются в том, что:

  • Задачи отображаются списком, разбитым на категории, в котором не очень удобно ориентироваться
  • Нельзя выбрать показ только одной категории, задачи из остальных все равно будут присутствовать на экране
  • По умолчанию все категории развернуты, что неудобно, если задач много — замыливает глаз
  • Чтобы присвоить больше одной категории, приходится много щелкать мышкой

Это, конечно, вещи неприятные, но не смертельные. Хочу еще раз повторить, что ГТД не инструмент, а большая технология, в которой инструменты могут быть разные, поэтому использовать Outlook в GTD можно и просто.

Однако, прогресс не стоит на месте и существуют гораздо более продвинутые таск-менеджеры. К примеру, doit.im, который я всячески рекомендую, а так же всевозможные Things, Omny Focus, MLO и иже с ними.

К несчастью, бывает, что использование подобного софта ограничено правилами организации, где заставляют пользоваться только Outlook и ничем более. В таком случае, есть хорошая новость: есть надстройка к Outlook, позволяющая придать ей более современный внешний вид в рамках идеологии GTD — Jello Dashboard.

Вот небольшое видео по работе с ней

Используйте GTD. Успехов!  

 

PS: я изучал личную эффективность в течение шести, кучу всего перепробовал и пришел к выводу, что вся эта личная эффективность нужна, если неэффективны бизнес-процессы. И чтобы их организовать, есть единая система Atlas BPM, которую я рекомендую попробовать, заказав демонстрацию. Я стал членом совета директоров этой компании, так как проверил все на своем опыте в нескольких проектах и вижу реальные результаты.

Share

Один комментарий к “Как использовать GTD с Outlook”

Добавить комментарий