Как удобно организовать задачи внутри проектов?

Когда только начинаешь внедрять GTD, достаточно распределить задачи по времени исполнения. По категориям Today, Tomorrow и так далее. 

Следующим шагом заводим проекты. Определяются цели, над которыми идет работа и проекты объединяют задачи по этим целям.

Дальше, обычно следуют контексты. Объединение задач по условиям. Группировка задач на те, которые могут быть сделаны только в офисе, только дома, только у компьютера или в каких-либо других условиях.

Еще раз повторюсь, я не считаю контексты важным инструментом и не рекомендую на них зацикливаться. Что можно сделать с их помощью — сгруппировать задачи по виду действия (звонки, письма и т.д.), чтобы их можно было делать «пакетами».

NB: Объединять однотипные действия в «пакеты» можно и нужно. Это здорово поднимает производительность. 

Часто бывает, что этого достаточно. Временные категории — для оперативной работы, контексты — для ситуативной, проекты — для обзоров и планирования.

Однако, бывает, что проекты сильно разрастаются и становится необходимым организовать задачи внутри них. Давайте посмотрим, как это сделать.

А зачем?

Хороший вопрос. Зачем упорядочивать задачи внутри проектов? Ответ один: для того, чтобы можно было легко и быстро понять, как идут дела по отдельным направлениям или частям.

Нам может понадобиться понять, как обстоят дела по подзадачам, на которые делится проект. Возможно, мы захотим узнать, что происходит с отдельными направлениями проекта. Или посмотреть задачи с сортировкой по исполнителям.

Возможно, мы разработаем свою собственную систему категорий и будем еженедельно отслеживать продвижение по ней.  Это не важно. С помощью тегов в Doit.im можно настроить сколь угодно подробное и сложное структурирование задач.

  • Стоит отдельно заметить, что функция контактных лиц позволяет посмотреть все задачи, которые были отправлены или получены от контакта. В том числе, с сортировкой по проектам, времени исполнения, дедлайна и так далее. Для этого заводить отдельные теги нет смысла, лучше обучить всех пользоваться Doit.im и ставить задачи через нее.

Как именно создавать теги и пользоваться ими вы можете увидеть в ролике. В статье я хочу обратить ваше внимание на то, что подходить к созданию тегов нужно очень осмысленно.

От общего к частному

Система проектов, контекстов, тегов обычно строиться случайным порядком. Что выросло, то выросло. В этом случае она определенную пользу приносит. Но эффект ее строго ограничен.

Чтобы задействовать этот инструмент на полную, мы должны подходить к планированию в целом. Определяя главную цель, цели, направления и условия, необходимые для успеха.

Вы можете создать эффективную структуру, по которой будет организовано все в вашей жизни только, если будете подходить к этому с предельно общей позиции. Из которой будут происходить конкретные проявления.

Это значит, что проекты (по крайней мере, частично) должны быть этапами достижения главной цели (на этот период), а направления в проектах — выделяться тегами. И каждое из направлений — быть логичным продолжением проекта.

В таком случае, при планировании вы сможете очень точно подходить к каждому небольшому направлению по каждому из проектов. Что позволит хорошо фокусироваться и предельно эффективно по ним работать.

Успехов!

Share