Когда только начинаешь внедрять GTD, достаточно распределить задачи по времени исполнения. По категориям Today, Tomorrow и так далее.
Следующим шагом заводим проекты. Определяются цели, над которыми идет работа и проекты объединяют задачи по этим целям.
Дальше, обычно следуют контексты. Объединение задач по условиям. Группировка задач на те, которые могут быть сделаны только в офисе, только дома, только у компьютера или в каких-либо других условиях.
Еще раз повторюсь, я не считаю контексты важным инструментом и не рекомендую на них зацикливаться. Что можно сделать с их помощью — сгруппировать задачи по виду действия (звонки, письма и т.д.), чтобы их можно было делать «пакетами».
NB: Объединять однотипные действия в «пакеты» можно и нужно. Это здорово поднимает производительность.
Часто бывает, что этого достаточно. Временные категории — для оперативной работы, контексты — для ситуативной, проекты — для обзоров и планирования.
Однако, бывает, что проекты сильно разрастаются и становится необходимым организовать задачи внутри них. Давайте посмотрим, как это сделать.
А зачем?
Хороший вопрос. Зачем упорядочивать задачи внутри проектов? Ответ один: для того, чтобы можно было легко и быстро понять, как идут дела по отдельным направлениям или частям.
Нам может понадобиться понять, как обстоят дела по подзадачам, на которые делится проект. Возможно, мы захотим узнать, что происходит с отдельными направлениями проекта. Или посмотреть задачи с сортировкой по исполнителям.
Возможно, мы разработаем свою собственную систему категорий и будем еженедельно отслеживать продвижение по ней. Это не важно. С помощью тегов в Doit.im можно настроить сколь угодно подробное и сложное структурирование задач.
- Стоит отдельно заметить, что функция контактных лиц позволяет посмотреть все задачи, которые были отправлены или получены от контакта. В том числе, с сортировкой по проектам, времени исполнения, дедлайна и так далее. Для этого заводить отдельные теги нет смысла, лучше обучить всех пользоваться Doit.im и ставить задачи через нее.
Как именно создавать теги и пользоваться ими вы можете увидеть в ролике. В статье я хочу обратить ваше внимание на то, что подходить к созданию тегов нужно очень осмысленно.
От общего к частному
Система проектов, контекстов, тегов обычно строиться случайным порядком. Что выросло, то выросло. В этом случае она определенную пользу приносит. Но эффект ее строго ограничен.
Чтобы задействовать этот инструмент на полную, мы должны подходить к планированию в целом. Определяя главную цель, цели, направления и условия, необходимые для успеха.
Вы можете создать эффективную структуру, по которой будет организовано все в вашей жизни только, если будете подходить к этому с предельно общей позиции. Из которой будут происходить конкретные проявления.
Это значит, что проекты (по крайней мере, частично) должны быть этапами достижения главной цели (на этот период), а направления в проектах — выделяться тегами. И каждое из направлений — быть логичным продолжением проекта.
В таком случае, при планировании вы сможете очень точно подходить к каждому небольшому направлению по каждому из проектов. Что позволит хорошо фокусироваться и предельно эффективно по ним работать.
Успехов!
