Как правильно пользоваться календарем?

Наверное, нет ни единого человека, который не пользовался бы календарем. В том или ином виде они были у каждого. И каждым использовались.

Настольные, отрывные, карманные, календари в блокнотах, телефонах, органайзерах. Все они хорошо знакомы и постоянно рядом. Главное предназначение календаря известно всем и каждому — знать какой сегодня день и какое будет через неделю число.

Однако, как показала практика, далеко не все деловые люди используют календари и планировщики так, как надо. Однако же эффективные принципы планирования рабочего времени подразумевают вполне конкретное эффективное использование календаря. Давайте же посмотрим, для чего стоит использовать календарь, а для чего — нет.

Я, как и многие мои коллеги, знакомые, клиенты, долгое время пользовался бумажным ежедневником. С этим предметом офисного обихода мы все связаны даже таким простым путем, как подарок. Под новый год нам приходит в подарок куча ежедневников-органайзеров. Нужно только выбрать наиболее приятный на вид.

Как всем известно, органайзер — это такой блокнот, в котором каждый лист — новый день. В нем может быть раздел, в котором каждый лист — новый месяц. Может быть раздел, в котором каждый лист — новая неделя. Суть проста — в этом инструменте можно записать что-то на ту или иную дату в будущем, это нужно, чтобы реализовывать планирование использования рабочего времени. Эффективное планирование использования рабочего времени.

Кто-то использует ежедневник просто как удобный и красивый блокнот. Большинство же — пытаются пользоваться им как инструментом работы со временем.

Находясь в числе последних, я записывал на листки с датами то, что собирался сделать в тот или иной день. Там были звонки, встречи, разные намерения что-то сделать (составить договор или собрать сумку).

Если сравнивать отсутствие какой-либо организации и вышеописанный способ, то он, конечно, лучше, чем ничего. Но по факту использование календаря, органайзера или планировщика для составления списков дел — совершенно непродуктивно.

Какими бы видами бумажных органайзеров вы не пользовались — и модный Moleskin и самый дешевый ежедневник должны выполнять одну функцию.

Календарь используется только для того, чтобы дать представление — доступны вы или заняты. Любой тренинг планирования времени даст вам это понимание.

У занятых людей списки дел могут насчитывать (и насчитывают) сотни пунктов. Они банально не помещаются в формат ежедневников. Да и не стоит использовать этот инструмент не по назначению.

А назначение у календаря простое. В него вносится только то, что гарантированно произойдет. Принципы планирования рабочего времени по методике GTD постулируют это совершенно четко.

То есть, если в понедельник вы будете на переговорах, эта информация должна быть отражена в календаре. Если же вы собираетесь в понедельник поработать над новым продуктом — этой информации там делать нечего.

Календарь, ежедневник, планировщик — это все инструменты, фиксирующие неизбежные события. Именно их фиксация помогает планировать свое время. Если забивать календарь тем, что возможно произойдет, вы запутаетесь. Просматривая в таком случае расписание, вы не сможете быстро сориентироваться.

Будучи ограничены в инструментах, мы используем наши органайзеры для всего сразу. Пока занятость и ответственность невелика, это не страшно. Когда поток информации и дел возрастает — проблемы такого подхода становятся очевидны.

Фиксировать в календаре электронного органайзера дела, чтобы «прозвонило» напоминание — порочная практика. Она работает, пока дел немного. Как только их количество вырастает, необходимость разделить календарь и список дел уже не обойти.

Использовать календарь для разграничения рабочих зон тоже не стоит. Мало кто из управленцев может наглухо закрыть кабинет, выключить телефон и предаться работе именно тогда, когда хотел. Планировать рабочий день подобно Мюнхгаузену (который назначил на 12-00 подвиг, а на 16-00 — войну с Англией) может себе позволить только очень высокий руководитель. Другим подобные принципы планирования рабочего времени не принесут пользы.

Итак, еще раз. Для дел — есть списки дел. Как с ними работать — отдельная большая тема, которую на практике может разъяснить и донести тренинг планирования времени. Календарь — содержит в себе только незыблемые события.

Календарь нужен только для одного. Посмотрев в него, вы должны мгновенно получить представление о том, что вы будете делать в такой-то день. Такое планирование использования рабочего времени позволяет моментально ориентироваться в потоке встреч и совещаний.

Пройдя тренинг планирования времени, вы научитесь правильно сортировать входящую информацию и эффективно использовать свой ежедневник/календарь.

 

PS: я изучал личную эффективность в течение шести, кучу всего перепробовал и пришел к выводу, что вся эта личная эффективность нужна, если неэффективны бизнес-процессы. И чтобы их организовать, есть единая система Atlas BPM, которую я рекомендую попробовать, заказав демонстрацию. Я стал членом совета директоров этой компании, так как проверил все на своем опыте в нескольких проектах и вижу реальные результаты.

Share
РубрикиGTD

Как правильно пользоваться календарем?: 1 комментарий

Добавить комментарий