Как вести бумажные архивы с помощью Еверноте

1317748047_arxivodedenia

Какая самая большая головная боль, когда много бумаг? Найти нужную быстро!

К счастью, у многих из нас бумажных архивов почти нет. У тех, же, у кого много бумаг, они, как правило, всего лишь распечатки электронных документов.

Но есть и исключения. И вот тогда организовать бумажных архив становится проблемой. Точнее, это было так до тех пор, пока не появились смартфоны и Evernote.

Прежде чем начать, стоит отдельно обозначить, что в 99% случаях оригиналы документов, которые мы отправили в архив, нужны для справки — посмотреть, что же там написано. И только в 1% — для того, чтобы с ними что-то реально сделать.

Evernote позволяет нам легко решить сразу несколько проблем:

[checklist icon=»check, star, arrow, asterik, cross, plus» iconcolor=»#ffffff» circle=»yes or no»]

  • Быстро узнать, где лежит нужный документ
  • Быстро ознакомиться с его электронной копией и не ходить за оригиналом
  • Иметь электронную копию под рукой в любой момент

[/checklist]

Чтобы все это стало доступным, фотографируйте на телефон каждый документ, который отправляется в архив и добавлять его в Evernote.

Для большинства это очень просто. Бумаг у нас немного, так что копию времени уйдет пара секунд. Сделайте фото, создайте заметку, в которой напишите, куда собираетесь положить документ и отправляйтесь работать со спокойной совестью.

  • Сам собой, назвать заметку нужно подробно и обстоятельно. Чтобы можно было легко найти ее через поиск. Кстати, для владельцев premium аккаунтов и это не обязательно, потому что в Evernote работает система распознавания текстов в фотографиях. Так что поиск найдет и то, что на фото написано.

Для тех, у кого бумаг масса, стоит закрепить эту обязанность за офис-менеджмером или прописать в оргполитике организации для всех сотрудников. Собрались сдать бумагу в архив — сделайте скан или фото на смартфон и положите заметку в общий блокнот.

Насчет изображений плохого качества

Почти все смартфоны имеют камеры,  которых достаточно для того, чтобы нормально сфотографировать документ. Нормально это так, чтобы изображение потом можно было прочесть. К тому же, Evernote предоставляет специальную функцию для телефонов, которая так и называется «сканер для документов».

Копии, которые вы отправляете в Evernote не обязательно должны быть идеального качества. Вы не создаете идеальную копию всего архива, а всего лишь умную картотеку, по которой работает удобный поиск. Впрочем, если отличные копии это то, что радует ваше сердце и глаз, можно пользоваться не смартфоном, а сканером (что немного дольше, зато красивее).

Насчет легкой работы с Evernote

А не сильно ли сложно? Может проще по старинке? Отнес документ в архив, а если он тебе нужен, пошел и взял?

Примерно такой же вопрос задавали, когда появились автомобили, самолеты, а компьютеры вытеснили печатные машинки. Нет, не проще. Во-первых, потому что вы тратите кучу времени на поход, на поиск и возвращение из архива. Или держите специального человека для этого. Во-вторых, потом что работа с Evernote только кажется сложной. Она очень проста, смотрите:

[checklist icon=»check, star, arrow, asterik, cross, plus» iconcolor=»#ffffff» circle=»yes or no»]

  • Взять документ и сфотографировать его
  • Назвать заметку подробно и сохранить ее
  • Отнести документ и забыть про него навсегда

[/checklist]

Любой смарфон, на котором установлено приложение Евернот, позволяет создать заметку из фото в момент и так же быстро подписать ее. После этого она сохраниться автоматически и так же окажется на сервере, где попадет в общий блокнот и будет доступна другим сотрудникам.

Насчет легкого поиска

Если мы всем офисом будем сохранять заметки, то уже через месяц там ничего найти будет невозможно!

Преимущество Evernote как раз в том, что специально ничего искать и не нужно. Вам даже не нужно особо задумываться над тем, как организовать электронные копии. Можно складывать все в один блокнот. Чтобы образовалась куча, с которой, на первый взгляд, невозможно работать.

Помните, я просил называть заметки подробно и говорил о том, что Evernote распознает текст в фотографиях (и в pdf, конечно, тоже)? Именно в этом секрет! Вы больше не ищете, как привыкли, вручную спускаясь от общего к частному — от Договоров к Договорам 2013, к Договорам на поставку и так далее, ломая глаза.

Если в заметке скан Договора на поставку преобразователей частоты между ООО Спец Техника и ООО Импульс, то достаточно в вбить любое слово, которое есть в этих документах, теле и названии заметки, чтобы она всплыла в поиске. Я бы написал «Договор преобразователи Импульс» чтобы в 1 секунду получить нужный документ.

В каких случаях это было бы удобно?

Очевидно, в случае медицинской документации. Правилами ее ведения установлено, что история болезни, в первую очередь, должна вестись на бумаге. В результате, должен быть человек, который отвечает за организацию и хранения врачебного архива.

К тому же, электронная копия карты, обычно, не настолько полна и информативна. Поэтому, лечащему врачу часто приходится обращаться к бумажному оригиналу. Что влечет траты времени, ненужные хождения в регистратуру и так далее.

Если каждый раз, когда карта сдается в архив, делать копию последних записей и «подшивать» ее в заметку по пациенту, то и врачу и пациенту будет сразу и легко доступна актуальная полная медицинская карта.

Лично я пользуюсь Evernote, чтобы отдельно вести медицинские карты детей. Каждый раз, как уходит врач, я или жена фотографирует последние записи и отправляет их в Evernote. Это очень удобно, особенно, если уезжаешь в отпуск или показываешь другому доктору. Ну и, конечно, в каждой заметке написано, где лежит сама бумага.

Так что, если она мне понадобится, нужно будет выполнить простые действия

[checklist icon=»check, star, arrow, asterik, cross, plus» iconcolor=»#ffffff» circle=»yes or no»]

  • Открыть Evernote
  • Найти через поиск заметку с нужным документом
  • Посмотреть в заметке, где лежит оригинал и легко найти его

[/checklist]

Успехов! Пользуйтесь!

 

Share