Секрет фирмы | Как справиться с потоком входящей почты

4702d569dd861f5f8065889e2b5a3203

Разбирая почту, мы не делаем никакой настоящей работы. Конечно, если мы сидим на продажах или служим в техподдержке, почта — один из основных инструментов работы, но для руководителя электронка уже давно не так важна. Если вы когда-то толкали машину, то вспомните: сложнее её сдёрнуть, чем поддерживать движение. Если уделять приоритет почте, большинство сил уйдёт на те машины, что уже катятся, а те же, что давно пора вытащить, останутся засевшими в грязи. Поэтому чем тщательнее вы будете настраивать почту, тем хуже. Есть всего три принципа, которые помогут взять под контроль сотни писем.

Первое: не начинайте день с электронной почты. Дайте себе хотя бы час работы с задачами и только потом займитесь письмами.

Второе: работайте с почтой по часам и приучитесь делать это не больше двух часов в день. Представьте, что вы забежали в офис на два часа, потому что нужно ехать в аэропорт и в отпуск. Что будет сделано? Самое важное! Я оповещаю об этом всех, кто мне пишет, таким автоответом: «Привет! Если вы получили это письмо, будьте уверены на 100%, я получил ваше. Я проверяю почту в 14:00 и в 16:00. Если вы прислали мне счёт или спешите сообщить что-то срочное, пожалуйста, позвоните на мобильный. Спасибо!»

Третье: разделите почту на две части — входящие и архив. Непрочитанные письма лежат во входящих, остальные — в архиве. Множество папок создают хаос: однажды я видел сотню папок в электронной почте. Про себя я называю их «папки, которые создаются, но никогда не используются». И пора привыкнуть раз и навсегда: красивый и аккуратный архив в электронной почте и документах невозможен. Для этого вам придётся нанять отдельного архивариуса.

 

Комментарий для журнала «Секрет фирмы». Оригинал материала здесь.

Share

Добавить комментарий