Семь вопросов о тайм-менеджменте

Дал несколько комментариев о важных особенностях тайм-менеджмента журналу «Понедельник».

time-management

Эффективное планирование времени — навык, который можно и нужно осваивать. Мы отобрали семь важных характеристик тайм-менеджмента для руководителя — какие-то из них у всех на слуху, а другие станут полезным открытием для предпринимателя и любого человека, который хотел бы повысить эффективность своей деятельности.

1. Абсолютная пунктуальность

В «Жестком тайм-менеджменте» Дэна Кеннеди, одного из самых востребованных ораторов по маркетингу, проведено четкое деление: на успешных пунктуальных людей и непунктуальных, «остающихся на обочине». Кеннеди говорит о том, что человеку, склонному к опозданиям, невозможно верить. Российский же менталитет, казалось бы, предполагает правило: «Начальник не опаздывает, а задерживается». Но все-таки пунктуальность — основополагающее качество для руководителя: не ценящий минуту теряет часы.

— Насколько пунктуальность определяет успех?

Пунктуальность — это уважение и умение оценивать свои силы. Мне кажется, оба качества одинаково необходимы для успеха. Начальник, который задерживается, ощущает себя достаточно комфортно, чтобы не считать, что та толика неуважения, которую он показывает подчиненным, может что-то изменить к худшему.

Если его менеджмент на том уровне, что личный образ жизни и работы не оказывает большое влияние на сотрудников, то это не страшно. Если же сотрудники сильно зависят от личного примера руководства, это может обернуться проблемой.

В любом случае, мы не опаздываем на те встречи, которые для нас важны. Поэтому, если мы видим непунктуальность, то это сигнал, что другому человеку мы не очень важны.

2. Приручение телефона

— Как руководителю эффективно справляться с огромным потоком телефонных звонков?

— До того, как я два года назад прослушал выступление Павла Анненкова (владельца трех компаний с оборотом почти 1 млрд рублей), который в принципе не отвечает на мобильный телефон, на конференции Entrepreneurs’ Organisaition (кстати, его выступление называлось «Анти тайм-менеджмент», в честь него я и назвал потом свою книгу), я не старался навязывать руководителям мнение о том, что не нужно справляться с потоком телефонных звонков.

После выступления я смело стал это делать, но в другой форме. Я стал просить своих клиентов поставить эксперимент: минимум один час утром проводить с выключенным звуком у телефона. Выяснилась интересная вещь.

Один час утром без телефона помогает сделать за день гораздо больше. Более того, когда мои клиенты перезванивали по неотвеченным вызовам, выяснялось, что 90% вопросов сотрудники продвижение сайта минск уже решили сами. Как только мои клиенты осознавали это, они больше не боялись пропустить важный вызов и спокойно выключали телефон на один-два часа в день.

3. Приручение социальных сетей и СМИ

— Как успевать следить за событиями в мире, но не теряться в информационном шуме?

За событиями в мире не нужно следить. Нет ни одного рационального довода, который бы показывал, почему нам нужно смотреть или читать новости. Ты чувствуешь себя гораздо счастливее, а жизнь кажется гораздо светлее, когда в голове нет той грязи, что льется на нас из телевизора или новостных порталов. Все голоса в пользу того, что новости полезны, рождаются из страха отказаться от привычной ментальной жвачки и страха оказаться перед свободным временем.

4. Дневник

— Нужен ли руководителю личный дневник или это пустая трата времени?

— Дневник — это личное дело каждого. Это хороший инструмент для саморегуляции, решения сложных проблем, которые плохо вырисовываются в сознании, способ успокоиться и обозреть свои достижения. Чтобы его вести, нужна привычка. Ее стоит формировать, только если мы ощущаем потребность выразить свои мысли. Если такой потребности нет, вести дневник нет смысла.

5. Чек-лист

— Что такое чек-лист и для чего он нужен?

— Чек-лист — это очень удобный и простой инструмент для контроля процедур (чек-лист — это некий формуляр, в котором отмечаются выполненные или невыполненные задачи, время их выполнения. — Прим. ред.). Есть прекрасная книга Атула Гаванде, в которой значимость и эффективность чек-листов показана на примерах медицинских клиник по всему миру.

Чек-лист нужен для автоматизации процессов и снятия с исполнителя нагрузки по самостоятельному формированию процессов и принятию решений. Это как технологическая карта на производстве, которая закладывает путь детали и все необходимые операции, которые с ней нужно произвести. Чек-лист имеет смысл использовать в бизнесе там, где это только возможно. Это снижает требования к сотрудникам и увеличивает скорость осуществления процессов.

6. Каталог событий

— Как научиться эффективно использовать органайзер? Есть какие-то особенности его ведения?

— Чтобы эффективно использовать органайзер, нужно продублировать в нем содержимое своей памяти из категории «задачи, намерения, дела и мечты». Само собой, сделать это с помощью бумажного ежедневника крайне сложно и трудоемко. Поэтому я рекомендую пользоваться электронными планировщиками, выгружать в них свою память и потом перерабатывать задачи в списки элементарных действий, каждое из которых можно выполнить за 5–20 минут. Уделяя 15 минут утром и вечером на обработку задач и планирование дня, мы сильно повысим эффективность нашей работы.

7. Минимум внеплановой деятельности

— Как реагировать на сбитые планы (это ведь так или иначе случается, а вернуться в привычную колею иногда сложно)?

Планы созданы, чтобы исполняться. Планы созданы, чтобы нарушаться. Это нормально. Мы не можем жить в лабораторной среде, в которой планы всегда исполняются, как хочется, и в которой нам никто и ничто не мешает их воплощать.

Нам нужно принять эту мысль и не переживать, что планы нарушаются. Однако точно так же нам нужно принять мысль о том, что планы должны исполняться, несмотря на то, что нам очень многое мешает. Чтобы мы могли в изменчивом мире следовать планам, нам нужны списки дел, которые будут создаваться исходя из планов и которые мы будем каждый день уточнять с учетом помех. Так мы будем держаться в заданном ритме даже при сильных помехах.

 

Текст: Ольга Кондрахина

Оригинальный материал можно найти здесь.

Share

Добавить комментарий