Как менеджерам сэкономить время на рутинной работе?

В офисной работе много времени занимают операции с документами. Манипуляции со счетами, договорами, которые нужно создать, заполнить, подписать и отправить клиенту, отнимают довольно много времени.

В этой статье я даю пару простых советов, которые помогут сэкономить время на этой рутине.

Часто офисные работники — не самые технически продвинутые люди. Бывает так, что и сами организации мало используют новые инструменты в своей работе. Планирование рабочего времени менеджера организовано из рук вон плохо, или не организовано вовсе. В средних и больших фирмах бумажный документооборот иногда вырастает до просто гигантских масштабов.

Фирма, в которой работает моя жена, одна из таких. Огромное количество заказчиков, огромное количество первичных документов. Каждую сделку сопровождает стандартный комплект документов: договор, счет, счет-фактура, накладная ТОРГ12. Нормальное управление рабочим временем менеджера затруднено из-за такого количества бумаги.

Перед сделкой стороны обмениваются электронными (или факсовыми) копиями договоров, после чего поставщик высылает заказчику счет факсом или по электронной почте.

Примерно такая же схема работает и в сотнях других предприятий.

Конечно же, самый лучший выход из ситуации – полноценное планирование рабочего времени менеджера с использованием методов и решений современного тайм-менеджмента. Но при не слишком напряженной ситуации на работе будет достаточно нескольких хитростей – во всяком случае, какое-то время. Давайте же посмотрим, что может облегчить работу и как частично можно наладить управление рабочим временем менеджера.

1. Модернизация программного обеспечения

Самый идеальный вариант, какой только может быть. Создается (или приобретается) программа, которая автоматически формирует договоры на основе указанных существенных условий и имеющегося шаблона.

Достаточно внести основные данные и компьютер сразу и без ошибок выведет необходимый договор. Если интегрировать эту нехитрую систему в CRM, его можно одной кнопкой отправить клиенту.

То же и со счетом. Моя CRM, например, позволяет одним нажатием вывести и отправить на электронную почту клиента счет с печатью и подписями. Вместе с сопроводительным текстом.

Эффективное планирование рабочего времени менеджера после этого становится реальным.

Если это недостижимо, приходится обращаться к хитростям, которые помогут сэкономить время.

2. Хитрости

Если вам приходится постоянно заполнять договоры, постарайтесь переложить часть этой работы на клиента. Заполните существенные условия договора и отправьте шаблон клиенту — пусть забивает свои реквизиты сам.

Если нужно обменяться подписанными копиями договора по электронной почте, не стоит каждый раз переводить бумагу. Зачем каждый раз печатать весь договор, подписывать его, сканировать и отправлять клиенту?

Сделайте электронную подпись (отсканируйте подпись и печать руководителя и попросите дизайнера их совместить). Вставляйте ее в каждый договор еще в текстовом редакторе.

Если нужно, чтобы клиент не мог внести изменения в текст, защитите его паролем. Или распечатайте в pdf файл через виртуальный принтер. Можно пользоваться программой PDF Creator, она бесплатная.

То же самое и со счетом. Вывели из программы, вставьте в него электронную подпись и сохраните в pdf.

Если приходится отправлять клиентам много разных файлов, которые нет нужды хранить после отправки, очень уместно будет сделать на рабочем столе папку TEMP. В нее сохраняются все файлы, которые нужно отправить.

Очень удобно. Вы всегда знаете, в какой папке лежат файлы на отправку. И быстро их находите, сделав сортировку по дате изменения — вверху отобразятся самые свежие файлы. Потом эту гору мусора можно будет смело удалить.

Пусть эти небольшие хитрости и не являются полноценной частью технологии тайм-менеджмента и не смогут наладить по-настоящему эффективное управление рабочим временем менеджера, но благодаря им время в любом случае экономится отлично! Успехов!

Share

Один комментарий к “Как менеджерам сэкономить время на рутинной работе?”

  1. Лично я для организации личного времени и повышения личной эффективности использую LeaderTask. Он и личный помощник, и работать с ним очень просто, составлять планы, корректировать их, а самое главное что голова всегда свободна.
    Также много информации есть на сайте программы http://www.leadertask.ru

Добавить комментарий