Evernote — GTD с его помощью

загруженное

Любимый всеми Evernote — программа с настолько широкими возможностями, что  нужно написать книгу, чтобы описать все. Гани Султанов проделал гигантскую работу и его мини-книга Moriarty Lecter — Как накормить слона содержит ценнейшие советы как по использованию Evernote для GTD, так и по организацию информации с помощью этой системы в целом.

Я задался целью понять, насколько удобно, да и удобно ли вообще пользоваться Evernote для ведения GTD или для этого стоит использовать специализированные сервисы и программы. Как справедливо отмечает Султанов в книге, суть методики — все записать. Evernote подходит для этого идеально. С его помощью можно не только записать текст с клавиатуры, но и создать аудио, видео заметки, заметку в виде рисунка и все это снабдить соответствующими комментариями.

Например, вы можете создать аудиозаметку, используя свой смартфон, как диктофон, а потом дописать к ней текстовый комментарий. Или, сидя у ноутбука, можно создать заметку в виде ролика, записанного с видеокамеры, к которому тоже дать текстовое описание.

Это очень удобно для ловли идей на лету, когда нужно что-то быстро записать и положить в накопитель — в случае Evernote этим может служить блокнот Inbox.

Программа позволяет создавать заметки не только с аудио и видеофайлами, но и с прикрепленными вложениями. Если вам попался файл, который нужно положить в Inbox, это легко сделать просто создав заметку и прицепив его к ней.

Еще одна полезная функция Evernote в рамках GTD — пересылка писем в нужный блокнот. Например, можно настроит свою почту, чтобы все входящие письма пересылались на адрес вашего аккаунта Evernote. В этом случае, они будут попадать в единый накопитель.

Удобно ли это? По-моему мнению, только в том случае, если вы пользуетесь Inbox в Evernote для сбора вообще всех данных и других накопителей не имеете. Недостатки очевидны — из программы нельзя ответить на письма. Приходится пользоваться и Evernote и почтовым клиентом одновременно, что не очень удобно.

Однако, я часто пересылаю в Evetnote письма, содержание или вложения которых я хотел бы сохранить. Когда нет времени, они летят в Inbox, когда время есть, в поле «тема» такого письма можно указать в какой блокнот и с какими метками письмо должно угодить.

  • Чтобы указать блокнот используйте обозначение @, а чтобы проставить метки предназначен знак #. Для того, чтобы переслать письмо так, чтобы оно попало в определенный блокнот Evernote и чтобы заметка с этим письмом уже имела нужные метки, в теме письма нужно написать @название_блокнота #метка1 #метка2.

Итак, для сбора «сырой» информации Evernote подходит идеально — диктофон, фотоаппарат, текстовые и видео заметки с ним очень удобно и быстро делать и складировать. А как дела с его использованием для важнейшей функции GTD — работы с задачами?

Приходится признать, что здесь успехи Evernote не столь хороши. Гибкость и функционал программы начинает играть против нее, когда стараешься хранить дела в Evernote и пользоваться ей для работы с задачами. Чтобы не быть многословным, выделю ключевой момент, который сильно мешает:

  • К задаче нельзя прицепить «напоминалку». Функция, без которой прелесть GTD сильно теряется. Если главное в методике — все записывать и ничего не держать в голове, то логично, что дела, которые нужно сделать точно в срок, должны напоминать о себе сами. Увы, Evetnote пока этого не умеет. Насколько я знаю, разработчики не планируют сделать хотя бы синхронизацию с Google календарем.

Вторая, пусть и менее важная проблема — использовать клиент Evernote, как таск-менеджер тоже не очень удобно. По крайней мере, я не нашел, как в клиенте под Android можно выбрать задачи с несколькими метками разом. А без этого не отсортировать задачи по приоритету, контекстам, проектам и т.д. Можно выбирать задачи только с одной меткой.

Если бы не эти ограничения, Evernote не было бы равных в деле несения в массы разумной, доброй и вечной методики Аллена. Потому что возможности цеплять к задачам файлы и создавать контент (например, делать скриншоты) прямо внутри задачи — это как раз то, чего не хватает всем другим таск-менеджерам.

Подумайте, как на самом деле здорово, когда задача «Создать объявление о найме» или «Обсудить с коллегами новую схему оплаты труда» позволяет накопить справочную информацию внутри себя, пользуясь скриншотами, снимками с телефона, записями с диктофона.

Для тех же, чья работа — создавать контент, например, для блоггеров, пиарщиков, контент-менеджеров и т.д. — использовать Evernote в своей работе было бы невероятно удобно.

Пока же, к сожалению, приходится использовать этот замечательный продукт, как хранилище, да и то не для всех файлов. В бесплатной версии ограничение по объему загружаемой информации на сервер не дает залить много данных, в платной — оно не столь существенно, можно заливать в месяц до 1Гб, но вот размер вложения в одну заметку ограничен 200Мб. А это значит, что какие-то файлы туда уже не зальешь.

Конечно, по-настоящему больших файлов, которыми часто пользуешься и которые нужно хранить в Evernote, немного. Но бывают, например, большие каталоги в PDF, которые приходится резать на части, чтобы обойти ограничение и создавать 2 или 3 заметки для одного каталога вместо одной.

Еще одна преграда для комфортного использования Evernote, как хранилища всего и вся — лишние клики. Если у вас много документов в форматах Word или Excel, или любом другом, искать их в заметках, а потом открывать менее удобно, чем просто найти файл в папке.

К тому же в Windows сейчас очень хороший поиск, который избавил нас от нужды ходить по каталогам в поисках нужного файла. Достаточно открыть «Пуск» и воспользоваться поисковой строкой, чтобы моментально его найти.

Я не касаюсь развивающихся систем облачной работы с файлами, таких как Google Docs (и развитие его — Google Drive) и Office 365, которые исключают обращение к локальной машине. Эти продукты в скором будущем, возможно, составят серьезную конкуренцию Evernote, если доработают функции мобильного доступа и мобильного создания контента.

Подводя итог хочу сказать следующее. Evernote — очень гибкая и мощная система. Ее можно использовать самым разным образом, в том числе и для реализации методики GTD и для хранения всего и вся. Но подобная гибкость выходит боком, когда хочешь использовать программу для узких задач.

Мое мнение такого, что для GTD стоит использовать специальные продукты, для хранения и синхронизации файлов — стоит пользоваться облачными сервисами.

Собственно же Evernote лучше всего подходит для складирования того, что не относится к задачам и рабочим документам — то есть, для первичного и организованного хранения всевозможных заметок, фотографий, сканов или фотокопий, веб-страниц, дневниковых записей и всего такого прочего.

Тем не менее, вот видео, где можно увидеть, как организовать GTD в Evernote

 

PS: я изучал личную эффективность в течение шести, кучу всего перепробовал и пришел к выводу, что вся эта личная эффективность нужна, если неэффективны бизнес-процессы. И чтобы их организовать, есть единая система Atlas BPM, которую я рекомендую попробовать, заказав демонстрацию. Я стал членом совета директоров этой компании, так как проверил все на своем опыте в нескольких проектах и вижу реальные результаты.

Share

Evernote — GTD с его помощью: 2 комментария

Добавить комментарий